Accept faptul că acest site folosește cookies pentru statistici, conținut și reclame personalizate.

Lemet

Studiu de caz: Orientare către Cloud și Office 365. Vrei performanță în afaceri? Echipează-te cu tehnologia potrivită!

24 ianuarie 2017

Producătorul de mobilier Lemet reprezintă modelul de afacere românească modernă. Pornită în 1991 din Câmpina, compania și-a păstrat spiritul de familie chiar dacă are în prezent peste 600 de angajați și hale de producție care depășesc 37.000 m2. Activitatea Lemet este în special axată pe producția de mobilier cât și pe comercializarea produselor prin lanțul de magazine Lems. Distribuția are acoperire națională și se bazează pe șapte magazine proprii cât și pe o rețea cu 80 de parteneri.

Situația

Echipa IT internă are doar trei persoane, iar resursele de timp sunt limitate.
Daniel Badilă
Director Departament IT
Lemet

Producția și distribuția de mobilier pe scară largă este o afacere complexă și foarte sensibilă la dinamica pieței: concurență, creștere economică, creditări, dezvoltări imobiliare etc. Dezvoltarea Lemet în toți acești ani a avut la bază o componentă tehnologică foarte puternică, iar succesul a venit în urma unor investiții de câteva milioane de euro în echipamente și utilaje de ultima generație dar și în tehnologie informatică. Managementul Lemet a înțeles că nu este suficient să eficientizezi doar producția, ci întreg spectrul relațiilor de afaceri, de la modul în care colaborează angajații până la interacțiunea cu partenerii de afaceri și respectarea standardelor în domeniu. Pentru a-și păstra nivelul de performanță și pentru a obține o creștere de 9,4% în 2015, compania a investit în diversificarea gamei de produse, extinderea spațiului de retail precum și în creștere calității serviciilor. Aceasta înseamnă inclusiv răspuns prompt la solicitările clienților și partenerilor și o colaborare internă impecabilă.

Din punct de vedere IT, compania a investit încă din 2010 într-o infrastructură hardware proprie, virtualizată și administrată cu tehnologie Microsoft, formată din două clustere care să ofere redundanță și flexibilitate. La nivel de business, Lemet a adoptat o soluție ERP alături de Microsoft Office ca suită de productivitate și colaborare.

Soluția

Pe fondul creșterii activității și a numărului de utilizatori, în 2016 Lemet a decis schimbarea modelului de licențiere a produselor Microsoft și orientarea către Cloud și Office 365. Decizia a fost luată în urma unei analize realizate de către echipa IT a Lemet și Netland Computers, partener certificat Microsoft. Daniel Badilă, Director Departament IT în cadrul Lemet, relatează: după ce am explorat alături de Netland Computers implicațiile migrării la Office 365, am înțeles rapid care sunt avantajele. Costurile au fost mai mici, iar disponibilitatea resurselor imbatabilă. SLA-ul ne garantează 99.99% disponibilitate și un nivel foarte ridicat de securitate și confidențialitate. Nu am fi putut să avem un asemenea nivel de performanță cu investiții proprii. Astfel, am redus presiunea pe infrastructura proprie, atât ca servere cât și ca stocare, iar o parte din mentenanța soluției a trecut la Microsoft.

Beneficiile

Migrare în Cloud, 20% reducere costuri

Astfel, am redus presiunea pe infrastructura proprie, atât ca servere cât și ca stocare, iar o parte din mentenanța soluției a trecut la Microsoft.
Daniel Badilă
Director Departament IT
Lemet

Pentru Lemet, migrarea celor 125 de utilizatori la Office 365 a generat o reducere de 20%, fără a lua în calcul funcționalitățile suplimentare la nivel de stocare, colaborare și administrare. Pe întreg parcursului proiectului, de la analiză până la migrare și intrare în producție, echipa Lemet a fost asistată de Netland Computers, care a oferit suport atât pentru proiectele de infrastructură IT, cât și pentru cele de Cloud. Echipa IT internă are doar trei persoane, iar resursele de timp sunt limitate. Am primit însă permanent sprijin din partea Netland Computers, care ne-a ajutat în toate proiectele, de la achiziția echipamentelor și a serviciilor până la configurarea acestora, afirmă Daniel Bădilă.

Plus de mobilitate și colaborare

Lemet a fost întotdeauna o companie care a utilizat ultimele versiuni ale produselor Microsoft, fie că vorbim despre Office și Lync, fie Windows Server și Exchange. Migrarea la Office 365 a urmărit însă atingerea unui palier superior la nivel de mobilitate și colaborare. Astfel, în cadrul departamentului de vânzări, 25 de oameni au fost echipați cu tablete Windows și au acces în timp real la documentațiile produselor, dar și la comenzi și contracte. Similar, echipele de montatori, 32 de angajați care merg la clienți pentru asamblarea mobilierului, au acces la e-mail pe telefonul mobil - Office 365 Business Essentials - pentru a primi informații despre locații și activitățile programate. Astfel, echipele cu activitate pe teren și-au crescut productivitatea și reușesc să ofere clienților servicii mai bune și mai prompte. Office 365 a simplificat munca echipelor din teren oferind acces la e-mail și documente din orice locație. Am redus astfel dependența de telefoane și am crescut acuratețea informațiilor. Inclusiv la nivelul echipelor care asigură montajul mobilierului la domiciliul clientului, am găsit în oferta Microsoft un plan simplu de Office 365 care oferă doar e-mail mobil declară Daniel Bădilă. Muncitorii primesc pe telefon informații esențiale despre lucrările planificate, locația acestora, documentație tehnică și astfel își organizează mult mai bine activitatea.

Muncitorii primesc pe telefon informații esențiale despre lucrările planificate, locația acestora, documentație tehnică...
Daniel Badilă
Director Departament IT
Lemet

Lemet a înregistrat o îmbunătățire evidentă a colaborării prin definirea în SharePoint Online a unor grupuri de lucru în funcție de proiectele derulate. Astfel, partajarea documentelor este facilă, iar modificările și versiunile sunt ușor de identificat. De asemenea, a fost creată o bibliotecă de documente accesibilă tuturor angajaților. Un alt avantaj adus de SharePoint Online este spațiul mare de stocare, de 5 GB pentru fiecare utilizator și 10 GB pentru factorii de conducere și personalul cu un volum ridicat de activitate. De asemenea, Office 365 a adus un plus de eficiență la nivelul filtrării corespondenței nesolicitate, Lemet înregistrând o reducere semnificativă a spamului.

Ca perspective, Lemet analizează oportunitatea utilizării extinse a Skype for Business pentru video colaborarea cu angajații din teritoriu, training și chiar angajări. Avem în derulare mai multe proiecte pilot pentru utilizarea Skype for Business în relația de comunicare cu angajații din teritoriu cât și cu partenerii și dorim să exploatăm mai mult această soluție, deoarece suntem convinși că are un efect pozitiv asupra scăderii costurilor cu deplasările mai afirmă Directorul IT al Lemet.

Flexibilitate și control

Suntem convinși că utilizarea Skype for Business are un efect pozitiv asupra scăderii costurilor cu deplasările
Daniel Badilă
Director Departament IT
Lemet

Pentru a menține echilibrul între flexibilitatea oferită de Cloud și controlul asupra propriei infrastructuri, Lemet a optat pentru migrarea la Office 365 într-un scenariu hibrid. Compania a decis să instaleze local produsele Microsoft, pentru top management și pentru posturile de lucru unde angajații lucrează în schimburi, integrate însă la nivel de organizație cu Office 365. Astfel, 125 de utilizatori au acces la serviciile Microsoft din Cloud, iar alți șase utilizează soluțiile instalate local. Pentru Lemet, libertate de alegere a modului în care accesează suita de productivitate și chiar clientul de e-mail a fost un aspect relevant, iar Microsoft a oferit această alternativă.

Administrare simplificată, 25% câștig de timp

Pentru Lemet, migrarea la Office 365 a redus presiunea pe infrastructura proprie, iar o bună parte din adminstrare a fost preluată de Microsoft. Prin eliminarea sau simplificarea unor sarcini de rutină, echipa IT a Lemet a câștigat 25% din timpul zilnic de lucru, timp care va fi alocat unor activități cu valoare mai mare.

25% din timpul echipei era alocat activităților de rutină. Cu Office 365, am câștigat acest timp și ne concentrăm pe componentele mai importante ale IT-ului. Am devenit locomotiva care trage, prin tehnologie, întreagă organizație către un mod de lucru modern. Avem timp să analizăm cerințelor colegilor, să propunem abordări noi și să oferim un suport mai bun pentru business, consideră Daniel Bădilă. Toate acestea au fost posibile mulțumită facilităților de administrare centralizată din Microsoft Office 365, în esență un portal web, prin care echipa IT a Lemet adaugă utilizatori, domenii, drepturi de acces, alocă licențele etc.

Lemet este o companie care se schimbă din mers, odată cu piața, cu cerințele clienților dar și cu tendințele în design și amenajări interioare. Schimbarea este esențială pentru orice companie, însă trebuie susținută de o tehnologie pe măsură. Lemet a înțeles că tehnologia aduce un plus de flexibilitate în business și ajută la obținerea performanței. Suntem o compania suficient de mare încât să ne permitem tehnologie de ultima generație, dar și destul de flexibilă încât să adoptăm rapid un stil modern de muncă. Cloud-ul ne-a mobilizat nu doar să reducem costurile, ci mai ales să găsim noi căi de a face munca oamenilor mai eficientă și de a îmbunătăți modul în care ne desfășurăm activitatea încheie Daniel Badilă, Director Departament IT Lemet.